Vă doriți să organizați un eveniment corporate sau un eveniment privat? Ai ajuns în locul potrivit!
După numeroase evenimente organizate de-a lungul anilor am identificat zece păși cheie pentru un eveniment de succes. Deși nu putem identifica toate detaliile pe care trebuie să le gândiți, deoarece o mare parte va depinde de tipul de eveniment pe care îl doriți să îl organizați, putem sugera câteva idei, care sunt importante pentru orice eveniment.
Sperăm că următoarele informați va oferă un punct de plecare pentru organizarea evenimentului dvs. Dacă vi se pare complicat, http://thedreamteam.ro, organizator de evenimente corporate și evenimente private îți stă la dispoziție.
1. Stabilește obiectivele evenimentului
Primul pas în organizarea unui eveniment este de a stabili unul sau mai multe obiective tangibile.
În primul rând, începeți să vă întrebați: de ce organizați acest eveniment și care sunt rezultatele măsurabile pe care doriți să le obțineți în urmă evenimentului?.
Stabilirea unui obiective realizabile cât și stabilirea unor rezultate măsurabile sunt întotdeauna cheia pentru un eveniment de succes.
2. Echipa
Orice eveniment are nevoie de un efort concertat de echipă pentru a face fată tuturor detaliilor. Luați în considerare identificarea unui manager de eveniment, care să aibă posibilitatea de a-și structură o echipă, împreună cu care să organizeze evenimentul. Atribuirea rolurilor individuale membrilor echipei creează un sistem de responsabilitate, precum și împiedicarea omiterii unor aspecte importante. În plus, vă va permite să delegați din atribuțiile care necesită timp.
3. Bugetul
Bugetul evenimentului trebuie să fie în concordanță cu obiectivele propuse. Nu uitați să includeți în buget cheltuieli privitoare la ocatie, servicii de catering, entertainment, decorațiuni, personal, goody bags, servicii de promovare etc. Diverse: Chiar și evenimentul cel mai bine planificat va avea niște costuri suplimentare.
Chiar dacă unele dintre costuri nu sunt definitivate-de exemplu, dacă nu ați ales incă un loc de desfăsurare-este important să analizați cu atenție bugetul maxim al evenimentului înainte de a luă o decizie. În acest fel, nu veți fi în situația în care să contractați o locație de top, dar să realizați că mai aveți buget doar pentru un catering „low budget”.
4. Data evenimentului
Data poate fi deja presetată pentru un eveniment recurent, dar dacă vornim despre un eveniment nou sau un eveniment „one time” asigurați-vă că luați în considerare următoarele aspecte înainte de a stabili data evenimentului:
Acordați-vă suficient timp! În mod ideal, ar trebui să aveți timp de 4-6 luni pentru a planifica un eveniment corporate sau privat, dacă nu mai mult (în funcție de natura evenimentului dvs.)
Fiți atenți la sărbătorile legale și religioase.
Evitați perioadele de vacantă în școli (sărbători de iarnă, primăvară și de vară)
Verificați datele cu participanții cheie-vorbitori, moderatori, invitați VIP etc.
După ce ați setat data (și ați subliniat deja bugetul dvs.), puteți începe rezervarea oricărui angajat extern (cum ar fi furnizorii de servicii) de care aveți nevoie imediat.
5. Creați un Master Plan al evenimentului
Odată ce aveți o idee bună despre toate costurile și cronologia asociată evenimentului dvs., este timpul să începeți planul real! Crearea planului general al evenimentului vă va permite să vă asigurați că fiecare aspect va fi detaliat, precum și pentru a facilita coordonarea cu voluntarii și echipă de eveniment.
Planul general al evenimentului trebuie să cuprindă toate aspectele evenimentului, inclusiv:
♧Forță de muncă, logistică și management (contracte, permise, asigurări etc.)
♧Vorbitori și prezentatori (identificare, confirmare, logistică și management)
♧Activităti și divertisment
♧Publicitate și promovare (on-line și off-line, cum ar fi promovarea paginii web și online, calendare de evenimente, programe tipărite, relații cu mass-media, social media etc.)
♧Înregistrarea participanților (înscrierea online, plată și urmărirea, conectarea la față locului etc.)
♧Identificarea sponsorilor și a partenerilor
♧Managementul și responsabilitătile voluntarilor
În timp ce vă planificați evenimentul, luați în considerare și crearea unei cronologii detaliate (timeline), astfel încât totul să se desfăsoare fără probleme.
6. Rezervați locația în care va avea loc evenimentul
Odată ce ați stabilit data evenimentului, este esențial să vă rezervați locația cât mai curând posibil. Evenimentul dvs. trebuie să aibă o dată și o locație atasată înainte de a putea începe publicitatea, astfel încât această sarcină trebuie finalizată cât mai devreme posibil în perioadă de planificare.
Aspecte de luat în considerare atunci când alegeți un loc pentru evenimentul dvs.:
♧Accesibilitate. Locul de desfăsurare are intrări accesibile și lifturi?
♧Mărimea. Asigurați-va că spațiul este adecvat numărului de invitați.
♧Parcare. Există o parcare adecvată? Locația este accesibilă prin intermediul mijloacelor de transport public?
7. Personalizează-ți evenimentul
Dacă doriți că evenimentul dvs. să iasă în evidentă, trebuie să alegeți o temă promptă și convingătoare care să vă diferențieze de concurență dvs. Acest lucru inseamnă că trebuie să veniți cu o temă globală dinamică și trebuie să aveți mare grijă cu brandingul, deoarece acesta poate fi un factor-cheie de atragerea atenției, în special în mass-media online.
Tema evenimentului. Când faceți brainstorming cu numele evenimentului, gândiți-vă:
♧Cum diferă evenimentul dvs. față de alte evenimente din sectorul dvs.?
♧Care este mesajul cheie ce urmează a fi transmis prin intermediul evenimentului?
♧Care sunt principalele componente ale evenimentului dvs.?
♧Creați un slogan: Odată ce ați venit cu un nume, încercați și să realizați un slogan-un slogan scurt, memorabil, care descrie evenimentul.
♧Creați un logo: Pasul final va fi crearea unui logo creat pentru a reprezenta evenimentul dvs. Un logo poate fi un instrument eficient de branding-oferind recunoașterea imediată a evenimentului dvs. în toate materialele publicitare și promoționale (cum ar fi tricouri, sticle de apă, pungi și multe altele).
Odată ce ai numele, sloganul și logo-ul, folosește-l în toate mediile de promovare.
8. Identificarea și stabilirea de parteneriate și sponsori
Există organizații pe care ați putea să le asociați sau să solicitați sponsorizări pentru a suportă costurile și pentru a crește participarea potentială? În plus, când implicați alți oameni sau grupuri în evenimentul dvs., ei au o miză în a ajută la „spread the word” și a crește succesul evenimentului-cu atât mai mult, cu atât mai bine.
Dacă sunteți în căutarea unor companii care să vă sponsorizeze evenimentul, rețineți că vor fi mai multe șanse să facă acest lucru dacă pot vedea beneficiile clare. Dacă ați avut sponsori în trecut care sunt dispuși să vorbească în numele dvs., cu atât mai bine-dar dacă nu, fiți pregătiti să realizați o prezentare convingătoare.
9. Creați un plan de publicitate
Promovarea evenimentelor începe cu anunțul inițial sau pagină de pe site-ul dvs. Web și apoi se bazează pe publicitate on-line și off-line, relații cu mass-media și on-going outreach pentru a încuraja prezența.. În cele din urmă, niciun promoțional nu este completat fără mulțumiri post-eveniment, sponsorizări articole despre mesajele-cheie ale evenimentului succesul de strângere de fonduri
10. Timeline-ul evenimentului
Odată ce ați pregătit tot ceea ce se întâmplă în jurul evenimentului timeline-ul este următorul pas.
Pentru a vă asigura că sunteți pregătiți pentru orice, pregătiți o agendă care vă va purta în toată ziua de la instalare la curățenie. Includerea fiecărui detaliu, indiferent cât de mic, vă va ajuta să simțiți că aveți totul sub control!